При выборе системы для автоматизации бизнеса многие компании рассматривают 1С:ERP как универсальное решение. Анализируя функционал конфигурации, в настройках можно обнаружить такой элемент, как «Проекты». Расположение проектов рядом с «Направлениями деятельности» (одним из наиболее проработанных разрезов управленческого учета в системе) может создать впечатление, что 1С:ERP подходит для полноценного проектного управления.
Эту мысль подкрепляют и некоторые публикации в интернете, которые прямо заявляют о возможностях 1С:ERP в этой области. Но так ли это на самом деле? Давайте разберёмся, какие «проекты» заложены в типовую конфигурацию и можно ли с их помощью управлять проектами в полном понимании этого термина.
Где найти проекты в 1С:ERP?
Чтобы гиперссылка "Проекты" появилась в разделе «НСИ и администрирование» необходимо включить опцию в настройках раздела «CRM и маркетинг».
Здесь же описание, для чего нужна эта опция — ведение списка долгосрочных проектов предприятия.
В случае включения опции «Проекты» в настройках, соответствующая гиперссылка становится доступной также в разделе «CRM и маркетинг», в блоке «Маркетинговые мероприятия и проекты».
Открыв эту гиперссылку из любого места и создав новый элемент, можно увидеть, какие данные система позволяет фиксировать по проекту.
Для проектов указываются:
- наименование;
- плановые и фактические сроки работы;
- ответственный;
- привлеченные к проекту участники. В качестве участников можно выбрать партнера и контактное лицо.
Можно хранить историю контактов с участниками в рамках проекта, оформлять задания сотрудниками (с помощью системы взаимодействия) и хранить файлы.
На этом функциональность проектов в типовой 1С:ERP фактически заканчивается. Таким образом, по проектам разработчиками 1С в типовой, «коробочной» версии 1С:ERP предлагается применять один справочник «Проекты».
Управления проектами в типовой ERP нет
Можно ли с помощью всего одного справочника организовать управление проектами в 1С:ERP?
Вот что обычно ожидает получить бизнес от инструмента управления проектами:
- Календарное планирование проекта;
- Иерархия задач и этапов проекта;
- Управление бюджетом и финансированием;
- Управление ресурсами проекта;
- Контроль выполнения задач и сроков;
- Управление портфелем проектов;
- Анализ рисков и отклонений.
Очевидно, что для комплексного управления проектами одного справочника недостаточно, чтобы система смогла выполнять роль полноценной PM-системы (Project Management System).
Для полноценной работы с проектами используются:
- специализированные модули для 1С:ERP;
- отдельные конфигурации на платформе 1С;
- интеграции с внешними системами управления проектами.
Если вашей компании требуется полноценное управление проектами, одной только типовой 1С:ERP будет недостаточно.
Как использовать справочник "Проекты"?
Справочник «Проекты», по сути, это — дополнительная аналитика, аналогичная другим измерениям учёта (например, Подразделение, Организация, Склад, Номенклатура). С его помощью можно систематизировать информацию о проектах, но не более того.
Как это сделать?
Прежде всего хотим обратить Ваше внимание на другой объект — "Сделки с клиентами". Хотя это может показаться неочевидным, но если ваш долгосрочный проект связан с продажами клиенту, то имеет смысл использовать сделку как основной инструмент для сбора всей информации по проекту. Сделка может служить сквозной аналитикой во всех документах внутреннего товародвижения. На вкладке «Дополнительно» в таких документах есть поле «Сделка», что позволяет не только указывать, к какому долгосрочному проекту относится документ, но и определять валовую прибыль по сделкам.
Но рассмотрим вариант, когда проект не связан с продажами клиентам, например, обучение сотрудников предприятия. Поля "Проекты" в упомянутых документах нет. Как в таком случае разносить расходы по проекту?
После создания проекта в справочнике «Проекты», соответствующего нужному проекту, необходимо создать статью расхода, в которой аналитикой будут проекты. Статьи расходов расположены в разделе «Финансовый результат и контроллинг»
Тип аналитики расходов «Проект» доступен к выбору только при выборе варианта возникновения расходов «В иных процессах, включая общепроизводственные и общехозяйственные». Включенный флаг «Контролировать заполнение аналитики» в настройках статьи расхода гарантирует, что при указании этой статьи в документах система будет требовать детализировать аналитику «Проект».
Вот как это выглядит при вводе услуги через документ "Приобретение товаров и услуг":
После того как в колонке «Списать на расходы» указали статью «расходы на обучение», аналитика расходов тянется из справочника «Проекты».
Отчет, в котором можно увидеть поступивший расход по проекту: «Доходы и расходы организаций». В настройках отчета в структурах необходимо включить параметр «Аналитика расхода», чтобы увидеть название проекта, по которому были понесены затраты.
Выводы
Справочник «Проекты» в типовой конфигурации 1С:ERP выполняет прежде всего роль аналитического разреза учёта. Он позволяет вести реестр проектов, фиксировать их участников и сроки, а также использовать проект как дополнительную аналитику в документах и отчетах.
Однако этого функционала недостаточно для того, чтобы говорить о полноценном управлении проектами. В типовой системе отсутствуют ключевые инструменты проектного менеджмента: планирование задач и этапов, управление ресурсами, календарные графики, контроль выполнения и управление портфелем проектов.
Поэтому важно не путать учёт проектов и управление проектами. Типовая 1С:ERP позволяет систематизировать информацию о проектах и анализировать связанные с ними показатели, но не является полноценной системой управления проектной деятельностью.
Если Вашей компании требуется полноценное управление проектами, для этого необходимо использовать дополнительные решения на базе 1С или специализированные модули, расширяющие функциональность ERP.
